Una de las preguntas que más recibo por parte de mis clientes una vez hemos analizado su situación financiera, es ¿y a partir de ahora qué? ¿Cómo gestiono yo y mantengo el orden en mis finanzas? Es una cuestión que se repite constantemente, y es lógico. Las pymes y autónomos gestionamos un gran volumen de papeleo: facturas, presupuestos, albaranes,… por eso contar con un buen programa contable es una buena ayuda.
Yo, como ya te he explicado en más de una ocasión, me manejo perfectamente con Excel. Es mi herramienta para todo. La utilizo para organizar la información mensual y para analizar datos y la evolución de mi negocio, pero para temas más concretos como el control de facturas, pagos/impagos, presentación de impuestos, etc. me apoyo en otras aplicaciones contables, ya que facilitan mucho el trabajo. Además intento cambiar cada poco tiempo de aplicación para ir viendo qué características y opciones ofrece cada una y estar un poco al día en este tema.
Hasta el año pasado usaba otro programa de facturación online que no iba mal, pero me empezó a dar errores, algunas facturas no se incluyeron en la declaración del último trimestre y tuve que arregarlo después de presentar los impuestos. Además la interfaz era demasiado sencilla y tenía pocas utilidades y gráficos, así que decidí cambiar este año y seguir probando con otro programa. Por eso, hoy quería hablarte de Quipu, el software contable que llevo probando a lo largo de todo este año, y así dártela a conocer por si te puede ayudar a gestionar mejor tu negocio.
¿Por qué usar Quipu?.
La principal razón es que es muy intuitiva. Nada más entrar en la aplicación enseguida te haces con ella. Tiene un menú muy bien desglosado con los temas básicos de la gestión del negocio: Vista general con los datos agregados del año, por trimestres o mensuales, puedes generar presupuestos, emitir facturas y contabilizar ingresos, digitalizar tickets y facturas, introducir gastos o facturas de compra, presentar impuestos, gestionar clientes y proveedores, y sincronización con la cuenta bancaria. Un esquema sencillo y práctico que hace que el uso sea bastante sencillo.
Yo de momento tengo el plan starter por lo que algunas funciones del programa están desactivadas y no he podido probarlas, por ejemplo la contabilidad analítica (que para todas las empresas que trabajan por proyectos puede ser una muy buena opción). También la sincronización de cuenta bancaria solo está en versión intermedia y avanzada.
Otros motivos por los que me está gustando esta aplicación son:
-Gestión de impuestos
Tema clave en cualquier gestión de un negocio. Siempre hay que estar pendiente de las fechas, los plazos, de presentar la documentación correctamente… El programa te avisa de cuánto falta para presentar los impuestos, y en base a la información que has ido subiendo (facturas, ingresos, pagos..) te los calcula de forma automática. Te facilita un archivo .txt que tan solo tienes que subir a hacienda.
Es cierto que la mayoría de programas contables ofrecen esta prestación. Quizá aquí destacaría que la pantalla de resultados es muy visual, ya que muestra los resultados sobre un modelo oficial, en lugar de en formato lista de cuentas, que es lo que hasta ahora había visto en otros programas, con un formato mucho más «contable».
-Visión global del estado financiero de tu negocio;
Otro de los apartados del menú (Vista general) te permite conocer el estado de tu negocio en tiempo real gracias a toda la información que subes. Así que puedes ver gráficamente la evolución mes a mes, los ingresos totales o por periodo, las facturas que están pendientes de cobro, cuánto IVA llevas recaudado o la retención de IRPF que llevas acumulada, análisis de ingresos por cliente, gráfico de gastos del año… Unos datos que son oro si quieres controlar mejor las finanzas de tu empresa.
Dentro del apartado de Ingresos puedes ver gráficos con la facturación anual, y detectar qué meses suelen ser más flojos o en cuáles sueles tener picos de trabajo, también porcentajes de facturas vencidas o impagadas.
Y lo mismo en el apartado de gastos: gráficos de evolución mensual, IVA deducible, IRPF acumulado. Puedes crear gastos periódicos que son recurrentes para facilitar la contabilización.
-Conexión con tu banco y tus tarjetas;
Con versiones intermedias y avanzadas, el programa te permite la opción de vincular la cuenta bancaria de la empresa y las tarjetas para hacer el cuadre mensual de los gastos e ingresos. Esto es útil en el caso de empresas, quizá no tanto en autónomos con pocos movimientos bancarios, pero sí en el caso de una pyme que cada mes tiene muchas entradas y salidas de tesorería, porque evitas que se olvide algún cargo o ingreso sin contabilizar en el programa.
-App móvil
Yo para trabajar soy de Excel y de ordenador, pero tengo que reconocer que el poder disponer de una aplicación móvil para poder consultar la información del negocio en cualquier momento va muy bien. Sobre todo si estás fuera de la oficina y necesitas consultar algo. También he probado la opción de subir tickets/facturas y aunque no se contabiliza automáticamente porque la app tarda un rato en procesarlo, está bien poder subir una foto y que queden guardadas antes de perder el papel…
Por todos estos motivos, Quipu me está gustando mucho, y creo que es una buena herramienta complementaria a otro tipo de análisis y cuadro de mandos. Si le echas un vistazo y decirles usarla, ya me contarás cómo te va, me encantará conocer tu opinión.
