Una de las dudas que más recurrentes entre emprendedores y autónomos que llevan pequeñas empresas, es cómo llevar la contabilidad diaria del negocio.
Aparte de la gestión de la empresa: tratar con proveedores y clientes, dar servicio o gestionar la fabricación de productos, etc. Nos vamos juntando con montañas de papeles, tickets, albaranes, facturas por pagar, ordenar y contabilizar… lo que supone un caos que va acumulándose en nuestra lista de tareas pendientes.
¿Es necesario tener un programa de contabilidad?
Muchos me preguntáis si es necesario tener un software contable, pero esto depende en gran medida del gestor fiscal que tenéis o el que vayáis a contratar.
Podéis encontraros con gestores que os piden todas las facturas trimestrales (tanto de venta como de compras) y ellos se encargan de contabilizar y presentar impuestos. En este caso aunque no necesitéis un programa contable, porque estaríais duplicando el trabajo y el coste para la empresa, sí que deberíais buscar formas alternativas para seguir manteniendo el control de los gastos e ingresos y de la tesorería. Con una tabla de Excel bien organizada os puede servir.
Otros gestores os facilitarán acceso a su programa contable y desde allí podéis introducir vuestras facturas, los cobros y los gastos mensuales. A final del trimestre, el gestor revisará vuestros movimientos contables para corregir posibles errores y presentará los impuestos.
Por último puede darse el caso de que presentéis vosotros mismos los impuestos, o de que contratéis el mismo gestor que ofrecen algunas plataformas de software online (Quipu, Debitoor, Selfconta…) para que revise los datos que habéis contabilizado en el sistema. En este caso os toca elegir un programa contable.
¿Para qué sirve un programa contable?
Los programas de contabilidad están pensados para facilitar la organización de la empresa. Antes de detallar los que, en mi opinión, son los más prácticos, aclaro que prácticamente todos comparten las mismas características y funciones, así que en muchos casos la decisión dependerá de la interfaz o la sencillez de uso. (En este artículo solo analizaré los programas online enfocados a Pymes y autónomos, ya que si hablamos de programas de gestión de recursos como tal, los mejores serían SAP y A3).
Con todos los programas contables podrás contabilizar facturas de gasto, emitir facturas de venta, hacer un seguimiento de los cobros y facturas pendientes, tener un control de los ingresos/gastos mensuales, hacer una previsión de la tesorería, consultar un balance de sumas y saldos o una cuenta de pérdidas y ganancias, etc.
No obstante, los programas contables sirven para clasificar la información y ordenar los datos en cuentas contables. Para el análisis posterior del negocio, siempre vamos a necesitar una hoja de cálculo. Los análisis de los costes fijos, variables, rentabilidad, ratios, etc. lo calcularemos siempre en un Excel.
¿Cuáles son actualmente -en mi opinión- los mejores programas contables?
Quipú: Tiene una vista general del negocio muy completa, con los ingresos y gastos mensuales y acumulados. Es intuitivo y se conecta con la cuenta bancaria para poder reconciliar los movimientos bancarios. Puedes ordenar las facturas por vencimientos y gestionar remesas de pagos con el banco, para no tener que pagar cada factura una por una. Ofrece la posibilidad de contratar un gestor aparte para revisar los datos.
Sage Cloud: Tiene un panel de control más completo: análisis por cliente, estado de flujo de tesorería, previsión de tesorería, facturas vencidas… No obstante una de las principales ventajas que le encuentro, es que se pueden contabilizar ingresos o gastos y asignarlos a un proyecto. Es muy útil en caso de consultorías o empresas que trabajan por proyecto y quieren conocer qué gastos han tenido asociados a cada uno. También puedes asignar gastos por departamentos, para conocer el coste anual de cada departamento de tu empresa. Quizá lo recomendaría a empresas que llevan ya un tiempo con el negocio y buscan afinar el análisis de sus finanzas.
Debitoor: Muy similar a Quipu y con las mismas características (conexión con el banco, personalización de las facturas, asesor disponible, control de estado de las facturas….) Tiene una app movil muy desarrollada para emitir facturas desde el móvil y controlar los gastos.
Billage: Es una fusión entre software contable y CRM. Aunque comparte la mayoría de características de un programa contable, se enfoca en crear a su vez un CRM de clientes, con embudos de venta, sincronizado con Google Calendar. También permite gestionar los gastos e ingresos por proyectos y hacer un seguimiento de tareas, tiempo dedicado a cada proyecto, etc.
Depende de la etapa en la que se encuentre tu empresa, te irá mejor un programa más sencillo (simplemente emitir facturas y contabilizar gastos) o un programa más elaborado con el que puedas controlar cada gasto e imputarlo a su proyecto o presupuesto.
Un último apunte como resumen, cualquier programa contable, por muy completo que sea, no nos va a ser útil si no está actualizado con la última información disponible de la empresa. Cada día o cada vez que haya algún movimiento contable, deberías contabilizarlo y revisarlo, es la única manera de extraer todos los beneficios que te pueden proporcionar. Tener la información actualizada es lo que te va a ayudar a tomar mejores decisiones y a optimizar tus recursos económicos, no tanto el programa que elijas.
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