Estos días se está hablando mucho sobre la cancelación del emblemático congreso internacional, el MWC y el durísimo traspiés económico que supone para todos los implicados. La más afectada la propia GSMA (asociación organizadora del evento que tendrá que afrontar pérdidas millonarias en concepto de indemnizaciones a terceros y devolución de entradas). Después los participantes y exhibidores, que han perdido su aportación, además de los gastos asociados de organización y logística. Y finalmente la propia ciudad de Barcelona, y por extensión el país.
Además la mayor parte de seguros contratados para cancelaciones e imprevistos, no cubren casos de epidemias y emergencias sanitarias.
Pero en este artículo vamos a enfocarnos en las pequeñas empresas que se beneficiaban de la celebración, y que han visto alternada su previsión anual: transportistas, locales de ocio, tiendas, y pequeñas startups cuya presencia suponía cerrar acuerdos para todo el año, y ahora su supervivencia corre peligro.
¿Como Pymes qué podemos prever al organizar un evento?
Piensa con anterioridad qué tipo de proveedores necesitas, elabora un brief con lo que necesitas de cada uno y analiza bien las condiciones que ofrecen.
Acuerda fecha y hora, tarifas y sanciones, condiciones de pago, descripción de los productos/servicios que van a ofrecer y cláusulas de contingencia por si algo sale mal. Este punto es clave a la hora de asumir responsabilidades.
Ten un plan B pensado. Si tienes ponentes que vienen de fuera pueden llegar con retraso inesperado, prevé modificaciones del programa para que cuadren las ponencias.
En eventos al aire libre, pacta de antemano lugares adicionales de realización en caso de inclemencias meteorológicas.
Cuenta con buenos profesionales técnicos, que dispongan de varios dispositivos tecnológicos distintos, y experiencia en improvisación. Si en el evento se enlazan varias conferencias, lleva siempre un portátil con todo cargado.
Evita problemas con el catering y personal de servicio reconfirmando fechas unos días antes. Firma un contrato en el que se contemplen penalizaciones. confírmales con tiempo la previsión de asistentes definitiva. Huye de los más baratos, vigila que tengan permisos sanitarios, y un buen equipo, haz pruebas de menú y explica con anterioridad cómo quieres que se desarrolle todo.
Calcula siempre una partida de imprevistos, un porcentaje (10-20%) del presupuesto total, para posibles variaciones o sobre costes que pueden surgir a medida que se desarrolla la preparación o que transcurre el evento, de manera que no te alteren tu margen final, ya que si ajustas al máximo el presupuesto, te puedes quedar sin porcentaje de beneficios.
Si has calculado mal el presupuesto de antemano, antes de cancelar, intenta buscar patrocinadores, pide ayuda, reduce los costes mediante una renegociación con los proveedores, o reduce el espacio que tenías pensado alquilar.
Si haces cambios respecto al lugar, fecha o contenido, comprueba que los asistentes están de acuerdo, sino deberás reembolsarles lo que hayan pagado.
Si el evento requiere de un desembolso económico importante, contrata un seguro de suspensión de eventos: cualquier evento público o privado puede asegurarse.
Si no te queda más remedio que cancelar, avisa cuanto antes a tus proveedores para anunciarles la decisión, depende de plazo de anticipación quizá puedas renegociar la devolución de parte del dinero o de los productos/servicios ofrecidos.
Cancelar un evento es una decisión difícil y complicada, pero es mejor hacerlo de manera directa y responsable.
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