Núria Ramírez (The Legal Hat) es abogada especializada en el Reglamento de Protección de Datos. Ayuda a emprendedores y empresas a que cumplan con la normativa vigente, al mismo tiempo que protegen su trabajo y sus derechos de marca, tanto frente a terceros, como en su relación con proveedores y clientes.

Hay muchas vertientes que debemos atender cuando tenemos una empresa: ventas, finanzas, tesorería, estrategia… pero todo este trabajo debe estar protegido. ¿Qué ocurre si no registramos nuestra marca? ¿Podemos perderla? Y si no tenemos el consentimiento de que alguien nos ha dado su e-mail ¿Nos pueden multar? Pues bien, la respuesta a todo es SI.

 

Nuria nos explicará casos reales tanto de pérdida de marca (con su dominio, redes sociales, etc.), como de sanciones en las que han incurrido empresas que han llegado tarde a cumplir la normativa que se aprobó el 25 de mayo de 2018 y que también han sido multadas con sanciones nada despreciables.

Núria, cuéntanos cómo empieza The Legal Hat

 

The Legal Hat  hace ya unos cuatro años que empezó. Yo trabajaba en una multinacional y aparte en ese momento tenía un blog sobre moda. Empecé a concocer a gente que tenía otros blogs y que tenían algunos problemas o dudas: sobre proteger su trabajo, temas de identidad, etc. Al saber que era abogada muchos me preguntaban. Viendo que esos pequeños asesoramientos les eran muy útiles, le dí muchas vueltas y decidí crear este proyecto.

Me especialicé en emprendedores y pymes porque, ya no solo es que no tengas la capacidad económica para ir a un gran despacho y que te puedan solucionar tus dudas, sino que quizá tampoco te acaban de entender del todo. No es la misma estructura cuando hablamos de una pyme o emprendedor que cuando hablamos de una empresa grande.  Pensé que yo partiendo del mismo mundo podría hablar un mismo lenguaje.

Entonces, siendo una pequeña/mediana empresa: ¿Qué pasos serían los imprescindibles cuando montamos una empresa?

 

Uno de los problemas que me encuentro a diario es que muchísima gente emprende con toda la ilusión y así tiene que ser… Dedican el dinero del que disponen, lo ponen en las partidas que consideran: sobre todo el tema de diseño o de crear una identidad, etcétera. Esto está muy bien, pero se olvidan de proteger todo ese esfuerzo (ya sea económico o e horas).

Yo recomiendo que cuando vas a empezar un proyecto y eres una pequeña empresa o incluso un emprendedor, no puedes olvidarte de que hay una serie de aspectos que te permiten proteger todo lo que estás creando a la vez que te nacen una serie de obligaciones que tienes que cumplir. Es fundamental tenerlo claro, sino el proyecto va avanzando, vas cogiendo impulso y luego viene una inspección a ver cómo tienes la casa de ordenada y te llevas un gran susto.

Siempre digo que el principal problema del emprendedor a nivel legal es que no es consciente de que tiene que tomar medidas para salvaguardar su proyecto y para cumplir con la normativa que le aplica.

Esta omisión de la normativa te parece que ocurre más en comercio online que offline?

 

Te diría que sí que es cierto. A lo mejor por mi tipo de proyecto es cierto que me dirijo en un 80% a negocios de carácter online. En estos casos es muy patente que ocurre, porque nacen unas obligaciones que quizás no tenemos cuando es un proyecto offline. Cuando tienes una tienda o negocio online (aquí hago una pequeña puntualización porque también aplica cuando ofrecemos un ebook o un curso o servicio, no necesariamente tiene que ser una tienda de productos) y ofreces algo a alguien que está al otro lado de la pantalla, nacen una multitud de obligaciones: desde la ley de consumidores y usuarios, ley de la publicidad, ley de la sociedad de la información…. una serie de ellas que sí o sí tienes que adaptar a tu negocio.

El no hacerlo puede implicar de que todo tu esfuerzo se pueda ver tirado a la basura porque te llega una sanción que te tira todo por el suelo.

Tú que provienes de una multinacional: Aparte de los recursos disponibles, ¿Cuál crees que son esos pasos que hacen correctamente y que nosotros como pequeñas empresas no hacemos bien?

 

Exacto.., un poco en la línea de lo que decíamos, el “grande” es consciente desde el minuto cero de que en el pack de necesidades (proveedores, suministros, logística, marketing, etc) se considera que necesita un asesoramiento legal, igual que uno financiero.

Hay una parte de estructura, que funciona  como una mesa y si la pata legal o financiera no la estás incorporando, ese proyecto antes o después va a caer.

Cuando me llega una empresa más grande ya acuden a mí sabiendo lo que tienen que ordenar. Muchas Pymes ni siquiera han tomado consciencia de que lo necesitan.

El tema legal y financiero es una partida a la que deben prestar atención. A veces me dice algún cliente que ha leído alguna estadística de que solo 3 de cada 10  proyectos llegan a los 2-3 años. Es la realidad. Si no aseguramos bien la base de nuestro negocio con un buen plan financiero y asegurando que mi proyecto legalmente está cumpliendo, no tiene sentido ir creciendo y ponerlo todo “bonito”, al final se nos va a caer.

Es la diferencia que veo en esa mediana-gran empresa respecto al emprendedor que justo está empezando.

Hablando de números ¿Qué consecuencias económicas puede tener una Pyme al no proteger su  identidad de marca?

 

La identidad de marca es la forma en la que nos presentamos el mundo. Este caso me pasó hace unos meses: Se trataba de una persona que llevaba cinco años en un proyecto, además muy bonito, tenía difusión en redes sociales, tenía un mercado bastante consolidado y sobre todo tenía mucha difusión en revistas del sector, etcétera.

No pensó desde el minuto cero si esa casa tenía buenos fundamentos y no protegió la marca. Entonces apareció un tercero, al que le pareció interesante su proyecto y cogió el mismo nombre de marca y la registró en la Oficina Española de Patentes y Marcas, que igual que cualquier oficina de marcas del mundo, funciona por el principio de que el primero que registra es el que tiene exclusividad de uso. Esta persona además de coger la marca, le escribió una carta pidiendo que cerrara redes sociales, la web y modifiara aspectos del branding. Intentamos recuperarlo pero ya era tarde y no tuvimos opción. Esto implicó una inversión de tener que reformular todo que supuso a grandes rasgos 5-6 mil euros, cuando registrar una marca te cuesta 123 euros.

El tema es poner sobre la balanza que si vigilas al principio después a futuro te ahorras consecuencias más elevadas.

También me ha pasado en alguna ocasión que cuando vamos a arrancar un proyecto, registramos el dominio (nos cuesta 10-15 euros)  y tendemos a coger la extensión .com porque es el más famoso. Yo siempre aconsejo coger el “.com” y “.es” por un tema de protección.

Hay determinadas personas (sobre todo en países asiáticos) que se dedican a hacer estudios y detectan  cuándo has comprado ese dominio y te compran el otro. Si tu luego lo quieres utilizar, en vez de pagar los 12 € que te cuesta el dominio, te lo venden por 3.000 €. Existen mecanismos oficiales para denunciar esta circunstancia, pero el coste y el tiempo que te implican, siempre van a ser superiores a esta cifra.

Recomiendo hacer este checklist al principio, o si ya han empezado, pero es importante hacer esa concienciación de estoy protegiendo mi identidad.

¿Qué legalidad específica aplica a un e-Commerce o comercio online?

 

Hay una multitud de normativas que le aplican pero para ir al grano principalmente:

* Debes tener los diferentes avisos legales de la web en un sitio visible de tu página web (es lo que van a mirar en una inspección). Por un lado el aviso legal, que  es un resumen de “las normas del juego”: temas de propiedad intelectual, quién puede usar el portal, si tú puedes retirar o no algunos comentarios etcétera. Por otro lado una política de cookies, que seguro que también tienes.

* Y finalmente la famosa Política de Privacidad o protección de datos. Es un tema muy sensible,  como ya sabéis el año pasado el 25 de mayo entró en vigor el reglamento general de protección de datos. Además el pasado mes de diciembre también entró en vigor la nueva ley orgánica de protección de datos y han aumentado considerablemente las obligaciones.

Sobre todo me gustaría decir que no es algo que nos podamos tomar así a la ligera, va muy en serio. Ya no son solo las medidas que se tienen que tomar para cumplir con la normativa, sino que ahora a partir de ahora van a empezar las inspecciones. No tenerlo al día puede suponer sanciones muy importantes. Ahora va de 10 a 20  millones de euros (en función de la empresa obviamente) y después de un 2 a un 4 % de la facturación anual de ese proyecto.

Ya sé que somos muy pesados y se habla mucho, pero es porque es realmente importante. Lo que está claro es que con todos los recursos que se han invertido en crear normativa, ahora se  va a intentar un poco compensar por otro lado.

* Por último, en el caso de un negocio online o e-Commerce, tenéis que tener lo que se llaman las “Condiciones Generales de Venta”.  Hemos de pensar en el supuesto de que nuestro cliente entrara en nuestra tienda física: tiene que poder saber quiénes somos, cómo son los productos, con qué plataforma pagará, cuál es el proceso de devolución (recordemos que la ley del comercio electrónico del consumidor nos dice que tenemos que otorgar un plazo de devolución de 14 días naturales salvo excepciones). Sería decir las cosas sobre los elementos básicos que le permitan hacer una compra totalmente consciente.

Estos son los elementos básicos que sí o sí tiene que tener nuestro ecommerce.

Algunos clientes  me contactan para arreglar la protección de datos para la web y yo siempre les digo que no afecta solo a tu web, sino a todo tu proyecto. Es decir, podemos ordenar la página web, hacer una política de privacidad perfecta adaptada a tus necesidades, podemos hacer los formularios de la web perfectos para ti… pero si tú luego no guardas correctamente los datos, no los eliminas mediante una destructora, no los tienes bajo llave, no tienes un registro de actividades en algunas ocasiones, no tienes una firma de mail o de presupuestos: qué más da que tengamos arreglada la web porque si viene una inspección te va a caer igual una multa o sanción.

En resumen, adecuar nuestro proyecto a la nueva normativa en materia de protección de datos y así evitar las sanciones de las que hablamos no sólo es el tema de la web, sino que va a englobar a todo el proyecto.

Por último, cuéntanos algún caso real de sanciones típicas que ves en emprendedores.

 

Lo que más me encuentro lamentablemente es todo lo referente a la protección de la identidad de marca. Supuestos en los que no hemos tomado consciencia de proteger nuestra representación y luego alguien lo ha cogido y tenemos que empezar a enviar burofax, etc.

A  nivel de sanciones me encontrado una sanción curiosa que se impuso a una determinada persona sobre los textos legales. Nosotros  dentro de los avisos legales, en concreto la política de privacidad, debemos ofrecer a nuestros usuarios la posibilidad de ejercer una serie de derechos (modificar tus datos, eliminarlos, etc.) y tienes que especificar dónde pueden ejercer los derechos. Pueden escribir un email o un correo a una dirección determinada.

Esta persona que fue clienta después, indicó un email, pero no puso la dirección completa porque trabajaba en su casa y la puso acortada. Recibió una sanción  porque dijeron que el titular que no tuviera mecanismos para escribir un correo electrónico, no podría ejercer sus derechos y le llegó una multa de 900 euros.

Es verdad que no automáticamente siempre hay sanciones. Si tú has hecho los deberes y tienes las cosas ordenadas en un 95%, si pasas una inspección y algo falla, te dan un tiempo para subsanarlo, siempre partiendo de que ya hayas tenido intención de hacerlo correctamente.

Me ha pasado en varios casos de pasar inspecciones en las que te piden el listado de suscriptores  y te piden uno por uno, el consentimiento de cada uno de ellos… que si tienes una lista de 500 o 1000 seguidores es un trabajazo. En ese caso fue una sanción de 352 euros.

Lo que decíamos al principio si al principio coges esa consciencia de tenerlo todo bien ordenado, luego ya funciona solo y si tienes una inspección estás tranquilo.

Aparte, más allá de lo económico que creo que es lo que a todos nos duele más, también vamos a tener en cuenta que es el daño que eso hace a nuestra propia imagen como marca. Tu piensa que vas a comprar un producto o un servicio y ves que no te dice nada de tus datos, ni tienes que marcar las casillas de aceptar la política de protección de datos… esto le puede llegar a crear desconfianza a un cliente.

También como clientes estamos en ese proceso de ser más conscientes y un poco más cautelosos con los datos que damos.

Gracias por habernos aclarado este tema sobre la protección de datos, porque a veces nos parece que solo consiste en tener o copiar de otro las condiciones legales en la web.

 

Me pasa muchas veces que entro en páginas webs y veo que tienen los textos que yo he escrito (dejando de lado el tema de derechos de autor) hay una cosa muy importante en materia de protección de datos, y es salvaguardar ese dato porque tú eres la responsable del dato que te ha dado el titular.

Si tú le das un dato a un tercero, por ejemplo a un gestor o si tienes un financiero como es tu caso o alguien que te gestiona el tema del marketing, necesitas crear un contrato de “Encargado del tratamiento” que se llama. Cuando veo que copian pienso ”estás poniendo los encargados que yo tengo, no los que tú tienes y te van a enganchar”.

Ya se irá viendo… porque ya empiezan las primeras multas y sanciones.

¿Hay un título específico en materia de protección de datos?

 

Si, hay un Posgrado específico que estoy haciendo, se está impartiendo en el colegio de Abogados. Nos avala como “Delegados de protección de datos”, figura que ha nacido con esta nueva normativa y que representa que esa persona es experta en este tema.

Algunas empresas sobre todo las que tocan datos sensibles, están obligados a tenerlo.

Esperamos que te haya resultado interesante y útil la entrevista con Núria y que tomes conciencia de la importancia de cumplir con la normativa en materia de protección de datos: tanto para seguir la legalidad como para proteger tus derechos de marca como empresa. 

Si te ha gustado el post ¡te espero en comentarios! me encantará leer tus impresiones y conocer tu experiencia. Y si necesitas que te ayude a marcar tu estrategia de costes pide tu sesión de Diagnóstico aquí.

Entrevista a The Legal Hat – Núria Ramírez

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