En el mundo de las finanzas, existe la afirmación de que lo que no se puede medir, no se puede controlar, ni mejorar. Como administrador o director de una empresa, creo que esta herramienta puede serte muy útil a la hora de planificar la estrategia del próximo año.

El Cuadro de Mando Integral (o Balanced Scorecard), te proporcionará un análisis global sobre la marcha de la empresa, más allá de lo puramente financiero. Su utilización está totalmente instaurada en empresas multinacionales, pero te diré que si eres propietario de una pyme, tendrás mucha más facilidad para empezar a utilizarlo, ya que los datos y variables que tienes son menos complejos. Además te permitirá efectuar un control de manera más detallada y llevar a cabo la estrategia que te marques y valorar su consecución, determinar las desviaciones y analizar las causas para aportar soluciones.

No es un sistema de control, se trata de una herramienta de estrategia y comunicación que permite ver quiénes somos, qué hacemos, hacia dónde queremos ir y cómo lo vamos a lograr.

Estructura del Cuadro de Mando Integral

Se basa en analizar la empresa desde 4 perspectivas diferentes, pero interrelacionadas entre sí. Nos marcaremos una estrategia a nivel de empresa y cada objetivo cumplido supondrá una mejora en el resto de áreas. Los departamentos o áreas dejan de competir entre sí, para buscar la consecución del objetivo común.

Buscaremos para cada objetivo de estas cuatro áreas, uno o varios indicadores financieros y no financieros que aportan una visión rápida sobre la situación del negocio.

Los resultados financieros solo se obtienen si el cliente está satisfecho. El cliente solo estará satisfecho si los procesos internos son eficaces y les generan valor, y para ello debemos innovar y mejorar nuestro aprendizaje.

Primera Fase: Autoanálisis

Antes de diseñar la estrategia global, deberíamos hacer un análisis sobre nuestra propia empresa y la forma que tenemos de trabajar para detectar puntos débiles y acciones a mejorar.

Por ejemplo podemos responder preguntas como estas:

¿Se valora periódicamente la cifra de resultados de la empresa?

¿Se lleva control de la tesorería?

¿Se analiza el coste fiscal anual?

¿Podemos determinar si los clientes están satisfechos con el producto o servicio prestado?

¿Sabemos qué clientes son los que nos generan más margen de beneficio?

¿Analizamos a la competencia?

¿Analizamos la marcha del mercado?

¿Sabemos el coste exacto de nuestro producto o servicio?

¿Conocemos el ratio de absentismo?

¿Detectamos las necesidades de formación de nuestros empleados?

¿Estamos al día en innovación tecnológica para aplicar a nuestro proceso de producción?

¿Nuestros trabajadores realizan tareas muy específicas?

Cuando tengamos detectados los puntos en los que fallamos, entonces diseñamos la estrategia a seguir para el siguiente año.

Indicadores o KPIs

Un indicador o KPI es el instrumento que informa del valor de un factor clave. Transformamos el objetivo de la empresa en indicadores medibles (KPIs) para ver si vamos cumpliendo el objetivo.

Lo ideal es establecer 2-3 KPIs por objetivo.

¿Cómo tienen que ser?

 Cada uno se asignará a una persona responsable de su gestión.

 Tienen que ser coherentes entre ellos de forma que mejorar un objetivo no implique empeorar otro indicador.

 Coste razonable: tiene que haber un equilibrio entre lo que cuesta obtener un indicador con la información que aporta.

 Revisión anual de la necesidad de mantenerlo.

Los indicadores se van midiendo mensualmente y con la información real vamos construyendo el cuadro de mandos integral. Los objetivos tienen que ser realistas, cuantificables y específicos y alineados con la estrategia global de la empresa. A medida que vamos analizando el cuadro completado, podemos ir evaluando la gestión de la estrategia que hemos puesto en marcha y corregir desviaciones sobre la marcha.

Estrategia de objetivos e indicadores

Este sería un ejemplo de un objetivo establecido para cada perspectiva, con la estrategia a seguir y los indicadores medibles para evaluar el resultado final.

Como desarrollar el CMI

A partir de estos datos determinaremos la estrategia a seguir, que será comunicada a todas las personas de la empresa para tener un foco y dirección comunes.

Los presupuestos anuales también deberán ajustarse a la estrategia y objetivos que se hayan propuesto.

Este seria un ejemplo de estrategia y detalles del Cuadro de mando integral.

Puedes encontrar algún software especializado en elaborar este cuadro, con informes y gráficos como este. Pero con un sencillo Excel para empezar es suficiente para entender la mecánica.

El Cuadro Integral de mando mantiene el énfasis en conseguir los objetivos financieros pero también incluye otras áreas no financieras, que son las áreas que general el valor intangible de la empresa y que ayudan a conseguir los objetivos económicos que nos hemos marcado. Puedes adaptarlo a las necesidades de tu empresa, en función del volumen que tengas y sobre todo hacerlo accesible, en un lenguaje comprensible para todos los implicados. El éxito de la herramienta consiste en que las personas que trabajan contigo se vuelquen en el proceso y participen de ello.

Si te ha gustado el post ¡te espero en comentarios! me encantará leer tus impresiones y conocer tu experiencia. Y si necesitas que te ayude pide tu sesión de Diagnóstico aquí.