Como os comentaba en el artículo anterior, tener ordenados los costes mensualmente y llevar un control sobre las finanzas es clave para mejorar la rentabilidad de la empresa. Y es que el desorden en los gastos y las entradas y salidas de caja, etc. no es gratuito, se va acumulando a lo largo del tiempo y se hace cada vez más complicado afrontarlo.

Pero es muy fácil decirlo y más complicado aplicarlo. Por eso en el artículo de hoy te voy a dar pautas para convertirte en la Marie Kondo de las finanzas y contabilidad, para que pongas en orden tus números.

Herramientas y cuadros básicos de análisis

Como te debes imaginar, para empezar con las finanzas básicas lo primero que necesitas es un cuadro de Excel donde empezaremos a ordenar los gastos.

Descárgate el extracto bancario desde el uno de enero hasta ahora y clasifica los gastos en costes fijos y costes variables.

Los costes fijos son todos aquellos gastos relacionados con la estructura de la empresa, no van asociados a ningún producto o proyecto. Sería el alquiler, la luz, los seguros, la publicidad, gestoría, etc.

Ordénalos en columna por meses, para saber cada mes cuánto dinero tienes que pagar de costes fijos. Es decir, independientemente de tu volumen de ventas, este importe tendrás que cubrirlo.

El resto de costes variables los ordenaremos en función de tu tipo de negocio:

 Si trabajas por proyectos

Crea en una columna los nombres de los proyectos que vas teniendo. Debajo de cada proyecto indica la fecha de inicio y de cierre. Ves ordenando los costes asociados que has tenido en relación a este proyecto. Pueden ser facturas de colaboradores que has subcontratado, los gastos de dietas, de transportes o de estancia,.. en resumen, todos los gastos que has necesitado para poder ofrecer el servicio.

¿Y tu tiempo de dedicación? Inclúyelo en este apartado. Cuenta las horas que has dedicado al proyecto y en función de tu precio/hora, añádelo como si fuera un gasto más que hayas tenido que cubrir.

Cuando hayas cerrado el proyecto, verás muy gráficamente cuántos costes variables has tenido y qué margen de beneficio te ha quedado al terminar.

 Si vendes productos

Los costes variables serán la compra de materia prima o productos para revender, el packaging, los costes de transporte, etc.

Lo ideal sería que analizaras cada producto por separado (o al menos una muestra de los más vendidos), y sumes todos los costes que te cuesta venderlo, desde el tiempo de gestión del pedido hasta los costes de envío.  Así podrás ver si el precio de venta es correcto o si tienes que aumentarlo o reducir costes.

En los dos casos, tendrás la cifra de margen de contribución, que es el dinero que te queda para pagar la parte de costes fijos de la empresa y el beneficio que destinas a reinversión (para poder crecer).

NOTA: Recuerda que los costes fijos que vas teniendo cada mes tienen que añadirse al precio de venta. Es decir el precio de venta serán Costes variables + Parte proporcional de costes fijos + Margen de beneficio que quieras cargar.

Tesorería

Las entradas y salidas de caja se anotan en el presupuesto de tesorería. Con el mismo extracto bancario, anota por meses, los ingresos de dinero que has tenido durante ese mes y los pagos que has realizado. Si tienes previsto realizar alguna compra o inversión importante en los próximos meses, apúntalo en el mes que creas que va a ocurrir, para que puedas ver con antelación si tendrás suficiente dinero para pagarlo.

Estos son los primeros pasos en las finanzas para emprendedores, ya lo iremos ampliando en siguientes artículos. Si empiezas a ordenar tus finanzas siguiendo estos pasos, verás que poco a poco tienes más claro qué productos o servicios funcionan mejor en tu empresa, cuáles dejan más margen de beneficio, que estrategias son más adecuadas para conseguir rentabilidad etc.

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