Dentro del control financiero de un negocio con stock, uno de los retos consiste en mejorar el rendimiento del almacén, o lo que es lo mismo, reducir costes operativos (asociados al transporte y almacenaje) y aumentar los beneficios.
Gestionar bien el stock no es fácil, necesitas tener suficiente material para poder servir a tus clientes, pero si acumulas demasiado inventario, aumentan los costes de almacenaje y puede ser que acabes perdiendo productos por daños en la mercancía o porque algún producto en concreto se ha quedado obsoleto y ya nadie lo compra.
¿Qué son los costes logísticos?
Dentro de los costes logísticos de una empresa, podemos diferenciar tres grandes bloques:
Costes de aprovisionamiento
Serían los costes asociados a las compras, por enviar los pedidos a los proveedores.
Costes de almacenamiento:
En función del tamaño de la empresa, este sería el apartado más importante. El coste del almacén está relacionado con el local destinado a almacenaje: alquiler, amortizaciones, financiación necesaria para realizar la inversión en el almacén, mantenimiento, seguros, impuestos, etc.
Además puede haber coste de instalaciones (en caso de que el almacén sea grande, como carretillas, elevadores, etc), costes de personal, suministros, etc.
Costes de transporte:
Son la última fase de los costes logísticos y es una partida muy significativa. Implica todo el coste que asumimos desde que el producto sale del almacén hasta que llega al cliente.
La rotación de stocks
En el caso de este tipo de negocios es importante conocer la rotación de inventario. Se entiende como el número de veces que un producto pasa por todo el proceso: se vende, se prepara en el almacén, se distribuye y se cobra. La tasa de rotación se calcula dividiendo el valor de coste del producto vendido (coste anual), entre el valor promedio de las existencias anuales. El resultado será el número de veces que se renueva el inventario en un año. Cuanto mayor es la tasa, mejor. Indica que los productos se renuevan muy frecuentemente. No obstante depende siempre del sector en el que nos movamos.
Por ejemplo, las tiendas de alimentación suelen tener una alta rotación de inventario, sus productos duran poco y tienen que salir rápido sino en pocos días habría que tirarlo a la basura y sería una pérdida de stock. En cambio, una empresa de coches tiene una rotación baja, pero el producto no es perecedero por lo que habría que compararlo con el ratio de empresas del mismo sector para saber si el indicador es bueno o malo.
En empresas con rotación de existencias baja, donde los productos tardan en salir y en reponerse, para evitar el exceso de stock en el almacén, a veces se opta por hacer rebajas, ventas flash, liquidación de stock, etc. El marketing también tiene que orientarse en el mismo sentido, las acciones deben encaminarse a deshacernos de stock pero sin perder dinero. Por lo tanto la comunicación de la empresa se verá influída por la gestión de inventario.
Objetivos de la gestión de almacenaje
Nuestro objetivo tiene que ser encontrar un punto de equilibrio en el que la rotación de existencias debe acercarse al tiempo mínimo necesario para reponer los productos vendidos, así el artículo no permanecerá en el almacén más tiempo de lo necesario.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en una tienda de alimentación debemos tener en cuenta la estacionalidad semanal, el día con más afluencia de público, previsiones de años anteriores, etc para pedir exactamente el producto que se tenga que reponer, sin tener que almacenar más de lo necesario.
Debemos ajustar el nivel de stock a las previsiones de demanda siempre asegurando un buen servicio. Esto implica que en una tienda online, debemos localizar el producto en el almacén, embalarlo, enviarlo y entregarlo en perfectas condiciones y con un corto plazo de entrega, siempre teniendo en cuenta que los costes de este nivel de calidad, no eleven demasiado los costes de almacenamiento.
Otros factores que influyen en los costes de almacenaje
Otros factores que influyen en el coste de almacenamiento son el número de productos y la cantidad por cada referencia. La realidad es que cada vez hay más variedad de productos, en diferentes envases y tamaños, y a poder ser cuanto más personalizados mejor. Esto hace que el requerimiento de espacio sea muy diferente. En estos casos la regla global es intentar estandarizar lo máximo posible los paquetes.
También la estacionalidad afecta a la gestión de inventario. La concentración de pedidos en un periodo corto del año, puede causar roturas de stock, y por lo tanto ventas perdidas. Es necesario analizar con detalle cuándo es la temporada alta de nuestro negocio para organizar el almacenaje de la forma más eficaz. Además en paralelo hay que tener claro qué productos funcionan mejor, cuáles cuesta más de vender y ver cómo evolucionan los pedidos mes a mes.
Sería el caso de una tienda online de ropa de baño. La estacionalidad marca el volumen de ventas, por lo que habría que hacer un estimado en base a datos históricos, del stock que vamos a necesitar. También podemos utilizar otras tácticas como jugar con los tiempos de entrega y ofrecer descuentos en gastos de envío a los usuarios que no tengan tanta prisa por tener el producto, de esta forma conseguimos espaciar los pedidos.
Reducir stocks
Implantando sistemas como just-in time. El sistema de just-in-time tiene como objetivo contar con la cantidad exacta de productos en el momento preciso. Fácil de decir y más complicado de aplicar. La ventaja es que producimos lo necesario cuando sabemos que va a necesitarse, por lo que se reducen los costes de almacenaje que hemos visto antes. También se reduce la tasa de obsolescencia.. Por contra exige una coordinación óptima de proveedores y clientes, en vez de optar a descuentos por volumen de compra, habrá que priorizar la fiabilidad del servicio que nos de nuestro proveedor.
Como ves, hay que estar siempre pendiente de la situación de nuestras finanzas, haciendo análisis cada mes aproximadamente (depende mucho del tipo de negocio) para combinar toda esta información con la estrategia de ventas, de inversiones, etc.
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