Acumular cuentas pendientes de cobro no es solo una faena que te hacen tus clientes. Cada día que acumulas de retraso, a ti te está costando dinero, porque en el tiempo que tardas en cobrar un servicio realizado, tú ya has tenido que pagar a tus proveedores, las nóminas, impuestos varios, y sobre todo el IVA de dicha factura.
Vamos a repasar 10 pasos básicos para reducir y/o mantener a raya el saldo de la cuenta de clientes.
Olvídate de las creencias limitantes sobre el dinero
Mucho tiene que ver con nuestras creencias mentales: si no doy flexibilidad en el plazo de pago perderé clientes; lo “normal” es que te paguen a 60 días o más; lo primero es vender y luego ya veré cómo cobro…
Déjame recordarte que a menos que seas Carrefour o una gran multinacional, que se mueve por volúmenes de facturación, no por pequeñas facturas, tú no puedes permitirte un retraso de 60 días. Tu empresa es pequeña sí, y esto tiene algunas ventajas para tus clientes: tienen tu atención plena, tu dedicación exclusiva, cercanía en el trato, no son solo un número más; por tanto a cambio no pueden pedir las facilidades de pago que ofrecería una empresa grande.
Los números por delante
Asegúrate de que queda muy claro antes de cerrar la venta de cuáles son tus tarifas, qué incluye el servicio que han contratado y la forma de pago. No dejes margen a que haya malentendidos con lo que entraba o lo que no entraba en el presupuesto.
Si eres proveedor de servicios puedes pedir un adelanto del 50% antes de empezar el servicio y el último 50% cuando ya lleves la mitad del trabajo realizado. Si eres proveedor de productos, lo mejor es que emitas la factura en el momento en que preparas el envío y cobra la totalidad antes de entregar tu pedido.
Las formas importan
Asegúrate de que el detalle de la factura se entiende perfectamente, no utilices un lenguaje técnico propio, ni palabras recargadas que lleven a confusión. Una buena descripción del producto o servicio facturado es tan importante como poner bien los datos fiscales. Te dejo aquí el link de la Agencia Tributaria con el detalle de los campos obligatorios que debe tener una factura.
Acorta periodos de vencimiento en clientes antiguos
A los clientes nuevos ofréceles de entrada la nueva política de pagos. Con los clientes que ya trabajan contigo lo tendrás más complicado porque ellos ya cuentan con ese margen para mejorar su propio cash flow, así que solo en caso de que estés muy justo de tesorería, puedes ofrecerles un descuento por pronto pago, para animarles a que adelanten el pago.
Reduce plazos del Ciclo de Maduración
El ciclo de maduración es el plazo en días que pasa desde que compras el material (en caso de que tu negocio sea de venta de productos) hasta que se cobra al cliente. Este punto es muy importante, porque aquí analizamos por separado los días dedicados a: proceso de producción, de almacenamiento y de venta. Cuanto más corto sea todo el periodo mucho mejor, así las necesidades financieras también serán menores. Cada día que tu negocio está en marcha tienes costes anuales que tienes que soportar con el flujo de caja, cuanto menos tiempo de crédito les dejes a tus clientes, más ahorro financiero tendrás y menos probabilidad de tener que recurrir a financiación externa.
Ofrece varias formas de pago
Organízate para poder ofrecer modalidades de pago tanto con tpv virtual, paypal o transferencias bancarias.
Cada persona se siente más cómoda pagando de una manera u otra. Vale la pena que facilitemos la tarea. Por ejemplo… cuántas veces nos ha pasado que retrasamos un pago porque te piden una transferencia y nunca nos acordamos de mirar la tarjeta de coordenadas… En cambio lo podrías hacer rápido y al momento si te dejaran pagar con tarjeta.
El TPV virtual permite cobrar al momento y eso vale con creces la comisión que pagas, en concreto Stripe con el que yo he trabajado, tiene una comisión de 1.4%+0.25€ por transacción.
Ofrece descuentos en anualidades
Si tienes un tipo de negocio que ofrece un servicio duradero en el tiempo, ofrece descuentos de aproximadamente un 3% sobre el total de la factura para pagos únicos anuales. De esta manera además de asegurarte el trabajo de los siguientes meses, ahorras mucho tiempo en gestión y seguimiento de las facturas.
Haz seguimiento de las facturas
No esperes que la gente se acuerde de cuando vence la factura, nadie está esperando con ansia el momento de pagar. Pero para ti sí es de vital importancia que te tengan en sus planes de pago. Una semana antes de que venza el pago (por ejemplo el 50% restante antes de terminar el servicio) ponte en contacto y avísales de que vas a emitir la factura por el importe pendiente. Una vez llegado el día del pago, les recuerdas amablemente que ya pueden hacer la transferencia porque estás terminando el proyecto. Intenta no hacer concesiones con ningún cliente, ni aunque tengas una relación de confianza: no entregues nunca el trabajo sin haber recibido el cobro.
¿Y si tengo vendedores?
En el caso de que cuentes con un equipo de vendedores que se encarguen del trato con el cliente, asegúrate de que conocen bien la política de cobros, y que la están transmitiendo a los nuevos clientes. El vendedor es la cara visible de la empresa por lo que debe asegurarse de que se aplican las condiciones de cobro pactadas. Revisa el contrato que tengas con tus vendedores para no pagar comisiones hasta que la factura se haya cobrado, sino estarás soportando este coste dos veces. Incluso muchas empresas repercuten a los vendedores una parte de las ventas no cobradas, esto es elección personal…
Investiga a tu cliente
Por último como he comentado en algún otro post, dependiendo de la cantidad que vas a facturar, no está de más que te informes bien sobre quién es tu cliente, su salud financiera, etc. Para ello puedes recurrir a bases de datos de impagos (RAI y ASNEF) o consultar sus balances y cuentas de resultados de ejercicios pasados en el Registro Mercantil (webs como Axesor, Inforcif, etc).
Ya tienes todos los tips para ponerte a revisar y perfilar tu política de cobro. Si tienes alguna duda escríbeme!
