Para generar buenos resultados, además de generar ventas, debemos llevar un buen control de los gastos. Esta tarea debería ser una prioridad como gestores de nuestra propia empresa, pero por propia experiencia veo cada día como se nos escapa el tiempo entre gestionar el negocio, actualizar redes sociales, contactar con proveedores, cuidar el packaging, contactar con transportistas, sacar pedidos, etc. ¿sabes de lo que hablo, no? Y así, muy fácilmente puede pasarnos que vamos adquiriendo una serie de gastos que van en aumento casi sin darnos cuenta.
Tipos de gastos en una empresa
Primero vamos a diferenciar qué tipo de gastos tenemos en un negocio y la estrategia a seguir en cada uno de ellos para reducir el total anual. Dependiendo de los bienes o servicios que ofrezcas tendrás más volumen en una partida que en otra, pero a modo general serían estos:
Gastos financieros:
Reduce el número de cuentas bancarias. Aunque parezca algo obvio, muchas veces por descontrol/desidia/pereza… se nos olvida que tenemos varias cuentas abiertas: una personal, una de empresa, otra de empresa de cuando solicitaste una línea de crédito, la cuenta donde tienes la hipoteca… Tener cuentas bancarias abiertas no es gratuito si ya has pasado los maravillosos 25 años, así que asegúrate de que te quedas solo con las 2-3 que necesitas y el resto, fuera.
Utiliza solo la deuda imprescindible. Si solicitas un préstamo el banco te ofrece una determinada cantidad de dinero para que consigas un objetivo concreto. Después lo vas devolviendo mensualmente o trimestralmente con los intereses aplicados. En cambio en una póliza de crédito el banco pone a tu disposición una suma de dinero pactada, durante el plazo que acuerdes con ellos y de ahí puedes ir retirando el dinero a medida que lo necesitas, si es que lo necesitas… sino mucho mejor! De esta manera solo pagarás intereses por el dinero que hayas utilizado. Valora para qué necesitas el dinero, si es para comprar un bien en concreto o realizar una obra importante entonces el préstamo es la solución. Pero si solo lo necesitas para ir cubriendo las deudas del día a día -el circulante- entonces mejor infórmate sobre una póliza de crédito.
Aprovecha las ventajas fiscales del leasing. El leasing o alquiler con opción a compra, es una operación de arrendamiento financiero. Es el mismo sistema que tendríamos al alquilar una vivienda, solo que aquí el arrendador es el propio banco. Puedes financiar activos fijos (coches, maquinaria, etc) a cambio de que pagues a la entidad bancaria unas cuotas pactadas más los intereses. Al final del periodo te ofrecerán la posibilidad de adquirir ese activo mediante una opción de compra.
Ventajas del leasing: Tiene más ventajas fiscales que el préstamo y la hipoteca: El IVA se financia a medio plazo porque lo vas pagando con cada cuota. Además tienes la posibilidad de acogerte a amortización fiscal acelerada (el doble de tiempo que en Tablas Oficiales). Y también puedes elegir entre tipo de interés fijo o variable.
Sobre todo para negocios que estéis poniendo en marcha ahora es una opción muy interesante, porque al principio es cuando más falta hace el dinero, arrancar cuesta mucho. Si puedes amortizar fiscalmente más importe durante los primeros años pagarás menos impuestos, y eso te deja más dinero para el circulante y para invertir en marketing, publicidad, etc.
Reducir el coste de las ventas
Alíate con tu competencia para obtener ventajas en precio. Si eres una empresa de productos te habrás dado cuenta de que según qué proveedores te penalizan por hacer pedidos pequeños, por ejemplo los proveedores de pieles, de género textil, etc. Deja de mirar a tu competencia como tal, en realidad no existe: cada proyecto y cada marca aporta una visión distinta, con un mensaje diferenciado y se dirige a un público diferente. ¿Por qué no aprovechar sinergias y hacer pedidos conjuntos para obtener descuentos o precios más ventajosos? es un win-win!
Planifica anualmente tus pedidos. Si ya llevas un tiempo con tu negocio y sabes aproximadamente el consumo de materiales que necesitas cada mes, haz el cálculo anual y negocia con el proveedor una compra grande aunque el reparto sea mensual, para aprovechar un precio más competitivo.
Evalúa la calidad de los materiales. Los desperdicios de poco en poco van sumando al final una importante pérdida de dinero. Lleva un buen control de la calidad y si ves que está bajando, aprieta a los proveedores para que te envíen materiales limpios sin desperfectos. Piensa que en esto el que más insiste es el que se lleva las mejores piezas.
Gastos de personal
Esta es la partida en la que se va más dinero. Si tienes equipo a tu cargo pacta objetivos ligados a resultados del negocio. Tienes que conseguir que se sientan motivados, y esto no lo hace solo el sueldo, tienen que sentirse parte de la empresa. Evita viajes y desplazamientos innecesarios, utiliza videoconferencias siempre que puedas.
No programes reuniones que no sean imprescindibles porque se pierde mucho tiempo con ellas.
Gastos de estructura
Para poder recortar estos gastos que se refieren más al día a día hay que reeducarse, a uno mismo y al resto. Primero hay que tener un buen control de los gastos de empresa, por pequeños que sean. Y luego revisaremos cada partida para intentar reducir el total anual. Te pongo algunos ejemplos:
Calcula el gasto en material de oficina y si es necesario redúcelo: reciclar libretas es bueno para tu negocio y para el medio ambiente:
Vigila la impresora, imprime lo menos posible y siempre que puedas en blanco y negro.
Controla la factura de la luz. Instala bombillas de led y mantén el aire acondicionado a una temperatura confortable sin pecar de excesiva.
Renegocia el alquiler –si lo tienes- con el propietario o plantéate trabajar desde un Coworking para reducir este gasto.
Controla las llamadas telefónicas y si te has pasado busca un plan que incluya los minutos que necesitas.
Planifica con antelación los impuestos que vas a pagar y contacta con un gestor o abogado a ver si puedes acogerte a alguna ventaja fiscal.
Reducir saldos de clientes
En un post anterior tratamos en profundidad cómo agilizar el cobro de clientes para reducir las cuentas pendientes. Échale un vistazo para mantener esta cuenta a raya y evitar impagos.
Y ahora cuéntame tú, ¿qué gastos son los que se están comiendo tu margen de beneficios? ¿Hay alguno que se te está resistiendo y no sabes cómo reducirlo?
