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Reconozco que a mí también me cuesta mucho organizarme en los temas de gestión de mi negocio que no domino y no me gustan demasiado, como la comunicación y el marketing, la gestión de equipos…. Así que entiendo que a ti te cueste organizarte con las finanzas. Es un tema que puede ser que no te guste demasiado, o que se te haga una montaña y por eso siempre se suele dejar para última hora. Pero eso es lo peor que puedes hacer, ya que entonces se te van acumulando todas las tareas, que luego tienen que hacerse de golpe y por lo tanto necesitan mucho más tiempo de dedicación.

Cuando decidimos gestionar nuestro propio negocio, tenemos que ser conscientes de que la organización es muy importante en el desarrollo de proyectos, en el proceso de fabricación de un producto o servicio, en la gestión del personal, y en definitiva, en todas las áreas de la empresa. Pero donde es imprescindible la organización, es en las finanzas. Y es que las finanzas son la clave para tener un negocio rentable y si no las controlas quiere decir que tampoco tienes el control de tu empresa y por lo tanto eres como un barco a la deriva: sin conocimiento de donde estás y sin rumbo.

Por lo tanto, si quieres ser tu propio jefe, si quieres ser una buena CEO de tu negocio, empieza por organizarte bien para llevar correctamente las finanzas de tu negocio. ¿Por dónde empezar? Por el principio, como siempre.

Separa la cuenta de empresa de la cuenta personal.

No eres emprendedor, eres empresario. Por muy pequeño que sea tu negocio, debes actuar como tal. Y eso quiere decir que no puedes mezclar los gastos y los ingresos de tu proyecto con los gastos e ingresos de tu cuenta personal. No puedes usar el dinero de la empresa para tus momentos de ocio, ni cargar en tu cuenta personal los costes de tu negocio. Este es el primer paso que debes dar para empezar a controlar tus finanzas.

Crea una cuenta de empresa y otra personal. Solo con este gesto, tu mentalidad ya cambia, te ayuda a tener una concepción de empresario y te ayuda a ser más consciente de la importancia de controlar las finanzas.

Hay que decir, que en este punto hay muchas teorías y recomendaciones. Hay personas que recomiendan crear tres cuentas: una personal, otra de empresa y otra para los impuestos, para asegurarte de que no te gastas el dinero que trimestralmente tendrás que presentar a hacienda. Y también circula la teoría de las cinco cuentas. Teniendo en cuenta los requisitos de los bancos para tener una cuenta sin que te cobren comisiones, yo solo crearía dos cuentas. Pero es tu decisión, y depende mucho de si eres una persona que gastas sin mucho control o no.

Márcate objetivos mensuales.

La organización pasa por marcarse objetivos, y a nivel financiero es bueno que lo hagas mensualmente para empezar. Es una forma de habituarte. Estos objetivos medibles se centran en el número de ventas que quieres conseguir, en marcarte un margen de beneficio que debes alcanzar, unos ahorros, una inversión, etc.

No obstante, si en estos momentos no tienes el control de tus finanzas esto te va a resultar bastante difícil en un inicio, ya que desconoces la situación actual de la empresa. Intenta hacer una radiografía de cómo está tu empresa financieramente hablando y a partir de aquí define los objetivos para el próximo mes. Si a partir de ahora sigues mis consejos de organización, establecer los objetivos mensuales te será mucho más fácil y rápido.

Registra tus movimientos, registra tus gastos.

Para llevar un buen control de las finanzas de tu negocio es muy importante que registres todos los movimientos: ingresos y gastos, pero sobre todo estos últimos. Esto es lo que más cuesta de llevar al día, y si acostumbras a hacerlo en el último momento en vez de hacerlo de manera constante, al final te encuentras con una infinidad de facturas, tickets (que no sabes ni de qué son ni de cuándo) y es más complicado poner orden.

Ha llegado el momento de cambiar esta forma de funcionar. Fíjate un día a la semana, y reserva una hora o dos (dependerá mucho del tipo de negocio que tengas) y registra todos los movimientos de los últimos 7 días. No hace falta que te compliques, hazlo en un Excel, sencillo. Introduce la fecha, el número de factura o ticket, el nombre del proveedor o cliente y el importe (desglosado por base imponible, IRPF, IVA y Total), en otra columna categoriza de qué se trata: gasto fijo, gasto variable, ingreso -por cada una de tus actividades-, etc. así luego podrás hacer cálculos sumarizados. Una vez todo esté registrado, archívalo ya sea en formato papel o digitalmente (y si tienes gestor se lo haces llegar). Si a este ejercicio le dedicas un día a la semana y solo un par de horas, a final de mes llegarás con todo organizado y sin tanto agobio.

Gestiona las facturas a tiempo

Este punto varía mucho dependiendo del negocio que tengas. No es lo mismo una tienda, física u online, que cada día vende producto y por lo tanto genera un gran volumen de facturas, que una empresa de servicios que tiene un volumen inferior. Pero la idea es la misma que en el punto anterior. Atendiendo a las características de tu empresa fíjate un día y unas horas para preparar las facturas, enviarlas a tus clientes y dejarlas registradas en tu control financiero.

Si tienes una tienda o empresa de venta de productos, tendrás que poner orden cada dos o tres días, si hablamos de una empresa de servicios, a lo mejor es una vez cada quince días o incluso una vez al mes es suficiente. Pero no demores esta tarea. Ya que del cobro de las facturas depende la tesorería de tu empresa, es decir, la disponibilidad de dinero para poder cubrir los costes, hacer inversiones, etc.

Reclama pagos

Si lo sé, es una tarea muy poco gratificante, pero clave para que asegurar la liquidez necesaria en tu negocio. Así que cada semana revisa el vencimiento de las facturas de tus clientes, repasa cuáles se han pagado y cuáles no, y a éstas últimas hazles seguimiento y reclama a los clientes.

Revisa constantemente tus cuentas

Una vez al mes en principio será suficiente, y el mejor momento es a final de mes. Si has seguido los pasos anteriores a lo largo del mes, solo se trata de que le eches un vistazo a los datos que has ido registrando, te servirá para ver si has cumplido tus objetivos, si los has superado o no has llegado. Detectar qué servicios o productos te funcionan mejor, qué tienes que mejorar, qué margen de contribución (Ventas-Coste de las ventas) te deja cada tipo de servicio, si dispones de liquidez para invertir en maquinaria por ejemplo o en contratar personal. Con la revisión mensual de tus finanzas tendrás el control de tu empresa y podrás decidir qué estrategia seguir. Toma decisiones.

Hazte un calendario

Esta es la pieza clave para cumplir con cada uno de los pasos que te acabo de explicar. Al acabar de leer este artículo, siéntate un momento delante de tu agenda o tu calendario de trabajo y marca los días que vas a destinar a cada tarea. Primero señala las fechas en las que hay que presentar impuestos, para que no se te pasen y así evitar sanciones.

Luego señala el día semanal que vas a realizar el pago a tus proveedores y el día que vas a gestionar las facturas y tramitarlas. Pueden ser días distintos, así distribuyes las tareas en pequeñas acciones, evitas agobios y que las finanzas se te hagan pesadas. Márcate también el día que vas a reclamar los impagos. Y por último los días de revisión de cuentas. Esto último a final de mes para planificar el siguiente.

Si sigues paso a paso todas las acciones y dedicas cada día un poco de tiempo a las finanzas de tu negocio, no se te hará una montaña y sentirás que realmente eres dueño/a de tu negocio porque controlas lo que sucede en tu empresa y sabes cómo va evolucionando en todo momento.

Ponlo en práctica y cuéntame cómo te va, me encantará leerte aquí abajo en los comentarios. Y si crees que puede ser útil para otros empresarios, compártelo.

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