Siempre te hablo de conceptos genéricos de las finanzas de tu negocio, ya sea ofreciendo consejos sobre cómo gestionar los números de tu empresa, cómo analizar las finanzas para tomar decisiones lo más acertadas posibles, cómo aprender a gestionar el día a día de las cuentas de tu proyecto, etc. Conceptos, que entiendo que en determinados momentos, pueden ser difíciles de entender y sobretodo de aplicar, si acabas de introducirte en este mundo. Por eso, creo que la mejor forma de entenderlo es viendo un caso real, uno de mis últimos clientes, con el que hemos hecho un análisis financiero global de la empresa y a partir de los resultados, hemos replanteado partes de la estrategia de negocio. Te explico:
Hace unos meses contactó conmigo la propietaria de una ludoteca situada en Barcelona, porque hacía poco se había marchado una de las personas que tenía contratada y desde entonces ella estaba cubriendo dos turnos de la ludoteca, además de encargarse de toda la gestión como responsable del negocio. El problema es que no estaba segura de si podía ampliar el equipo porque desconocía si la ludoteca era rentable. La verdad, es que como a muchos negocios, la situación de todo el año, con cierres y restricciones por la COVID habían mermado mucho los resultados (y la tesorería) del espacio lúdico, y antes de tomar cualquier decisión quería tener muy claro que los números la avalaban.
Así que nos pusimos manos a la obra. Lo primero, y como muy bien decía la propietaria, era conocer la situación financiera real de la ludoteca. Por lo tanto, nos dedicamos a recoger todos los datos sobre el negocio: costes (directos e indirectos), servicios que ofrecía, precios de los servicios, personal, etc.
Dentro de este análisis queríamos tener muy clara la situación y los resultados de cada servicio por separado y franja horaria. Y es que el análisis por cada servicio es muy útil para detectar aquellos que son rentables y los que no, y poder definir una buena estrategia de negocio. Si vemos y analizamos los números a nivel global, la imagen de la situación financiera no es del todo fiable, porque podemos ver beneficios, y no darnos cuenta de que unos servicios que son poco rentables, están lastrando la viabilidad del negocio. ¿Cómo lo hicimos?
Calculamos los costes directos del personal y los costes indirectos para ver la rentabilidad de cada servicio. Con los precios actuales algunos servicios estaban muy justos de margen, por lo que la primera decisión fue subir el precio en aquellos servicios en los que se podía hacer, teniendo en cuenta también los precios de la competencia. ¡Vigila! No se trata de subir precios o bajarlos sin criterio. Toda acción tiene que estar justificada por los números de la empresa y responder a un objetivo de negocio. En este caso, algunos servicios no tenían casi margen, por lo tanto era necesario fijar un precio adecuado para cubrir costes y aportar beneficios al negocio. Pero antes de tomar la decisión comparamos con los precios del mercado, pues está claro que si pones un precio desorbitado a tu servicio, lo más probable es que tampoco funcione porque no sé contratará.
Esta reflexión también sirve en el caso de querer bajar los precios para ser más competitivos. Hay que asegurarse que con el nuevo precio se siguen cubriendo gastos y sigue habiendo un margen de beneficio.
Con estos datos claros, pudimos calcular exactamente cuántos niños «fijos» necesitaba la ludoteca en cada franja horaria para poder alcanzar el punto de equilibrio. Obtener esta cifra también es muy práctico a la hora de fijar la estrategia de negocio y sobretodo de marketing y comunicación, ya que nos indica cuántos clientes tenemos que conseguir para llegar a objetivos.
En segundo lugar analizamos las actividades extraescolares y otras extraordinarias, como los cumpleaños, la acogida de tardes y los casales de verano. Detectamos que en algunas actividades se estaba invirtiendo demasiado en materiales, con lo cual el margen de contribución era tan bajo, que no resultaba rentable porque perjudicaba a otros servicios mucho más rentables.
En cuanto a los casales de verano, analizando la afluencia de años anteriores, se decidió contratar personal de refuerzo por horas en los dos meses de julio y agosto, que permitiera ampliar el ratio de niños e incrementar resultado de esos meses. Este es otro de los aspectos que acostumbra a crear dudas. Cuando se piensa en contratar siempre se visualiza un contrato indefinido de 8 horas. No es necesario, existen muchas posibilidades. En este caso, valoramos que la mejor opción eran contratos temporal por horas.
Después de valorar toda esta información, decidimos eliminar algunas actividades que no eran para nada rentables, y que podían suplirse con otros servicios que cubrieran la misma franja horaria y que pudieran tener más ratio de alumno por actividad y por tanto mayor rentabilidad esperada. Es interesante en estos casos, analizar la evolución del gasto salarial a lo largo de los años, en relación al número de niños inscritos, para ver cómo evoluciona el coste del personal por cliente.
Una vez reordenados los servicios y el personal para garantizar la mayor rentabilidad, también presupuestamos para este ejercicio una partida para marketing y comunicación, y así intentar ampliar la difusión del local en la zona.
En conclusión, analizar correctamente la situación financiera de tu empresa te va a permitir tomar decisiones, te va a permitir definir con seguridad la estrategia de negocio. En el caso de la Ludocteca, las primeras decisiones de reestructuración de servicios, cambio de precios y contratación de personal están funcionando bien. Hay que valorar los números a largo plazo, pero la rentabilidad del negocio está notando una mejoría en los últimos meses.
PD: Si te encuentras en una situación similar a la de la Ludoteca, y necesitas estar seguro de las decisiones de futuro de tu empresa, contacta conmigo y juntos definiremos una estrategia rentable.
