Estos últimos meses he trabajado con una empresa del sector audiovisual, que ha crecido mucho en volumen de facturación y número de clientes durante el último año. Al mismo tiempo, los gerentes mantenían una estructura de procesos internos y de control, propia de un autónomo, con lo que estaban frenando su crecimiento.
A raíz de un seminario sobre emprendimiento, los dueños empezaron a tomar conciencia de la importancia de llevar un control más exhaustivo del proceso de producción: tanto a nivel de costes como de beneficios.
En ese momento empezamos a trabajar juntos su estrategia financiera y contable.
Análisis de la situación previa
Los Costes
El primer paso fue evaluar todos los costes anuales que habían tenido hasta el momento: desglosar los costes fijos/variables y los directos/indirectos e implantar un nuevo sistema de costes. Con esto lo que conseguimos fue valorar a precio exacto el coste de producción de cada proyecto. Así vimos que el margen de contribución (es el dinero que nos queda después de pagar los costes de producir un servicio y con el que contamos para pagar los gastos fijos de local, salarios, etc) no lo estaban teniendo en cuenta a la hora de elaborar sus presupuestos y por tanto, el beneficio que les quedaba era muy bajito.
Calculamos un nuevo punto de equilibrio y un objetivo de ventas para este año, que vamos revisando mensualmente.
Las Cuentas Anuales
Por otra parte, como ya llevaban varios años de trayectoria y por lo tanto, teníamos bastante información para analizar su estructura patrimonial (esto es: cómo se están inviertiendo los recursos, quién los financia, etc), elaboramos un estudio mucho más en profundidad de su balance, cuenta de resultados y estado de cambios en el patrimonio neto.
¿Para qué nos ayuda esta información?
Podemos calcular qué grado de endeudamiento tiene la empresa, que en su caso era demasiado bajo. Si no utilizamos la deuda externa (de terceros o bancaria) para financiar nuestro desarrollo, no vamos a crecer como deberíamos. Tenemos que encontrar un equilibrio entre el dinero que nos presta un tercero y la rentabilidad que sacamos de este dinero.
El Apalancamiento financiero mide el efecto del uso de la financiación ajena sobre la rentabilidad financiera de nuestra empresa, o lo que es lo mismo, cómo aumentan nuestros beneficios cuando utilizamos deuda externa.
También vimos que tenían mucha dependencia de un solo cliente y eso es algo que hay que vigilar en una Pyme. Es importante diversificar la entrada de dinero entre varios clientes. También hicimos una comparativa con los datos del sector. De aquí obtuvimos mucha información: cuántas personas tienen en plantilla la media de mis competidores, qué activos tienen en propiedad, cómo se están financiando, si reparten o no dividendos.
Implementación de resultados
Con todo este análisis pudimos mejorar la imagen del balance adquiriendo nuevos activos, que dan sensación de empresa más consolidada. Ampliaron equipo (es importante aprender a delegar) para poder enfocarse en trabajar el punto débil de la empresa que era la dependencia a un solo cliente. Dotamos una partida para marketing y relaciones públicas que antes no estaban teniendo en cuenta. Y en definitiva, hubo una mejora sustancial en el control de gasto/beneficio por proyecto, por cliente, por país, por trimestres, etc.
Actualmente sigo trabajando con la empresa, como soporte en la contabilización de gastos y revisamos mensualmente los datos para detectar desviaciones sobre el objetivo de ventas marcado. La percepción es que han pasado a ser una empresa “profesionalizada” donde los costes de empresa se diferencian de los costes personales, donde hay centros de costes por departamentos, por proyectos y por tipo de cliente. Y sobre todo: se tiene muy claro el margen de beneficio que nos deja cada proyecto, así podemos saber hasta dónde bajar o subir precios.
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