Últimamente me estoy encontrando con varios casos de clientes que me cuentan que no disponen del balance de situación, ni de la cuenta de pérdidas y ganancias…. porque lo tiene su gestor fiscal!
Contar con un asesor fiscal que nos elabore las cuentas anuales es perfecto cuando no tenemos ningún conocimiento de contabilidad, ya que es mejor dedicarse a tareas que aportan valor al negocio.
No obstante, una vez elaborado, como director o administrador de tu empresa, deberías disponer de esta información porque es la fotografía de la empresa en un momento determinado –que suele ser a cierre de año-.
El balance es la fotografía de la empresa en un momento determinado.
¿Qué información te aporta el balance?
Refleja el estado patrimonial de tu empresa, o lo que es lo mismo: detalla lo que la empresa tiene, lo que debe y cuál es el capital neto.
Con un vistazo rápido puedes ver cuánto dinero tienes en activos. El activo muestra los medios económicos de los que dispones para llevar a cabo tu actividad. Es decir, cómo se están repartiendo los fondos de tu empresa.
Al mismo tiempo puedes ver los medios financieros con los que cuentas: o de dónde viene el dinero para financiar mi actividad. Puede ser de préstamos, de capital propio, de financiación de proveedores…
El balance de situación nos sirve para hacer una comparativa entre dos periodos
Por ejemplo el balance de cierre de 2018 vs el balance de situación de 2017. Así veremos cómo ha evolucionado la empresa este año, si ha aumentado de riqueza, si las inversiones que hemos hecho han sido acertadas y podemos tomar decisiones de cara al futuro, para saber en qué invertir y con qué dinero financiarlo.
Es un ejercicio que deberíamos acostumbrarnos a hacer durante el año. Ir comparando el balance a cierre de mes, con el saldo de balance del último cierre de año. Así vamos viendo desviaciones y podemos ir ajustando sobre la marcha, ya que una vez cerrado el año no tenemos margen de actuación.
Estructura del balance
El balance se estructura en tres partes: activos, pasivos y patrimonio neto.
Activos: Son los bienes y derechos de que dispones.
Por ejemplo: existencias, materia prima, clientes pendientes de cobro, dinero disponible en el banco, mobiliario de tu oficina, locales, coches de empresa, etc.
Dentro del activo diferenciamos:
Activo no corriente:
Son recursos a largo plazo (superiores a un año) y que no están pensados para su venta.
Como subcategorías encontramos:
- Inmovilizado Intangible: el software o patentes que tengamos
- Inmovilizado material: máquinas, coches de empresa, ordenadores, oficinas, mobiliario, etc
- Y finalmente las inversiones inmobiliarias: terrenos o edificios que hemos comprado para obtener rentas o plusvalías.
Activo corriente
Son bienes con una duración estimada a corto plazo (inferior a un año) y pensadas para venderse.
Dentro de esta categoría, encontramos:
- Existencias: materia prima o mercaderías dispuestas para venderse
- Realizable: las deudas pendientes de cobro que tienes de los clientes
- Disponible: que es el dinero que tienes en las cuentas bancarias o en efectivo.
Patrimonio neto y pasivos
Patrimonio neto
Recoge la suma de los fondos propios que has invertido en la empresa, los beneficios que has tenido y reinviertes en la empresa (las reservas) y las subvenciones o donaciones que hayas podido recibir.
Pasivo
Son todos los recursos financieros obtenidos por la empresa para poder desarrollar su actividad. Igual que en el activo, también se categorizan por el plazo de tiempo en que tienen que devolverse:
- Pasivos no corrientes o a largo plazo: son las deudas y obligaciones que tiene tu empresa (préstamos, créditos, hipotecas, etc.)
- Pasivos corrientes: Son deudas y obligaciones que tienes que pagar a corto plazo, en un periodo inferior a un año, como podrían ser los sueldos, deudas con proveedores, impuestos, etc.
¿Por qué es importante entender un balance?
Como ya hemos comentado antes, el balance te da la fotografía de la situación patrimonial de tu empresa.
El activo siempre tiene que sumar lo mismo que el pasivo+patrimonio neto. Porque todo el dinero que se invierte (existencias, materiales, mobiliario) viene de algún sitio (préstamos, capital propio, proveedores), por lo tanto el activo se financia con el pasivo.
Aprender a leer un balance
Para analizar tu balance, te puede ser práctico calcular cada parte de las que hemos hablado en porcentaje: por un lado el activo y por otro el pasivo, y dentro de cada uno de ellos las subcategorías que hemos nombrado.
Visto en porcentajes te será más fácil ver:
- Cuánto dinero tienes en la cuenta del banco disponible para inversiones del próximo año.
- Ver si podrás pagar tu salario y el de tu equipo con el dinero efectivo.
- Cuánto dinero podrías conseguir en menos de un año si te hiciera falta para imprevistos (realizable) o gastos inesperados
- Puedes ver cómo es la deuda que tienes, ¿podrás devolver la deuda con el dinero que tienes la cuenta del banco (activo corriente)?
- ¿Tienes demasiadas deudas de proveedores o del banco en proporción al dinero que tienes invertido en tu empresa?
La estructura ideal de balance es la siguiente:
* Todos los bienes de tu empresa (software, mobiliario, ordenadores, etc. que hemos visto que es el activo no corriente), debería estar financiado por el dinero que pusiste para arrancar tu empresa: los capitales propios.
* Las existencias, los productos acabados listos para la venta y todo el dinero de tu cuenta bancaria (activo corriente) tiene que ser mayor -si es posible casi el doble- que el dinero pendiente de pago a los proveedores, los salarios pendientes de pago y las cuotas de préstamos bancarios (lo que conocemos como pasivo corriente). En caso contrario nos encontraríamos con un negocio inestable desde un punto de vista financiero. Esto a la larga, para muchas empresas puede significar entrar en concurso de acreedores. Porque podemos tener problemas para cubrir los pagos que van venciendo.
* Las deudas de clientes pendientes de cobro más el dinero que tienes en efectivo disponible (realizable más el disponible) han de igualar aproximadamente a las deudas de proveedores y sueldos a pagar en menos de un año (pasivo corriente).
Espero haberte ayudado a tener una idea de por dónde empezar a analizar tu balance, pero sobre todo a que entiendas que es importante que lo tengas a tu disposición y que te familiarices con la información.
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